大切な家族との別れは、あまりに突然で心が追いつかないものです。悲しみの中で「職場にどう連絡すればいいのか」と悩むのは本当に大変なことですが、まずは深呼吸して落ち着きましょう。
この記事では、身内に不幸があった際、職場に失礼なく状況を伝えるための手順や、忌引き休暇の日数の目安、そのまま使えるメールの例文をわかりやすくまとめました。この記事を読み終える頃には、やるべきことが整理され、少しだけ心が軽くなっているはずです。
職場への連絡方法は電話が基本
「急なことでパニックになりそう」という時こそ、まずは電話を手に取ってください。文字だけの連絡よりも、声で直接伝える方が状況の緊急性が正しく伝わり、会社側もすぐにあなたの穴を埋める準備ができるからです。
まずは直属の上司に直接電話する
身内に不幸があったら、何よりも先にあなたの仕事を一番近くで管理している直属の上司へ電話を入れましょう。メールやチャットは便利ですが、上司がいつ確認するか分からず、急ぎの案件が止まってしまうリスクがあるからです。
もし早朝や深夜で電話をためらう時間帯なら、まずはメールやチャットで一報を入れ、「朝の○時頃に改めてお電話します」と添えておくのがスマートな大人のマナーです。どんなに忙しくても、最初の一報だけは自分の声で伝えるのが最も確実な方法です。
- まずは直属の上司に電話をする
- つながらない場合は、着信を残してメールも送る
- 「落ち着いてからでいいよ」と言われたらお言葉に甘える
連絡するタイミングと時間帯の目安
不幸の知らせを受けたら、できるだけ早く連絡するのが鉄則です。あなたが会社を休むことで、その日の会議や締め切りに影響が出る可能性があるため、早めに伝えることが同僚への最大の配慮になります。
基本的には始業時間の前後が望ましいですが、深夜や早朝に亡くなった場合は、無理にその時間に電話する必要はありません。朝の始業30分前くらいを目安に連絡を入れると、上司も落ち着いて対応しやすくなります。
- 不幸を知った時点で、なるべく早く動く
- 深夜・早朝はメールを先に送り、朝に電話をする
- 始業時間ギリギリにならないよう気をつける
上司が不在でつながらない時の対応
もし上司が会議中だったり、外出していたりして電話に出られない時は、まずその上の役職者や、同じチームのメンバーに伝言をお願いしましょう。そのまま連絡が取れるまで待ってしまうと、無断欠勤と勘違いされる恐れがあるためです。
伝言を頼んだ後は、必ず上司の携帯電話やメールに「○時に電話しましたが不在でしたので、△△さんへ伝言をお願いしました」とメッセージを残してください。誰に何を伝えたかを明確に記録しておくことで、後からの食い違いを防げます。
- チームの同僚や、総務担当者に代理で伝える
- 折り返しの電話が欲しい旨をメッセージに残す
- 「後ほど改めて連絡します」と一言添える
伝えるべき内容のチェックリスト
いざ電話がつながっても、動揺して何を話せばいいか忘れてしまうこともあります。あらかじめメモを用意しておくと、伝え漏れがなくなり、何度も電話をかけ直す手間が省けますよ。
亡くなった方との続柄と休みの日数
まず一番に伝えるべきなのは、どなたが亡くなったのかという「続柄」と、いつまで休みが必要かという「期間」です。会社が忌引き休暇を認める際、亡くなった方との関係性によって休める日数が変わるため、ここが最も重要なポイントになります。
例えば「母が亡くなりましたので、本日から○日間お休みをいただけますでしょうか」というように、具体的に話を進めてください。自分の判断で勝手に休むのではなく、会社のルールに沿って相談する形をとるのがコツです。
- 亡くなった方との続柄（父、祖父など）をハッキリ伝える
- いつからいつまで休むのか、具体的な日付を言う
- 忌引き休暇として処理してもらえるか確認する
通夜や葬儀が行われる場所と日時
葬儀の日程が決まっている場合は、その場所と日時も伝えておきましょう。会社によっては、福利厚生として香典や供花（お花）、弔電を送ってくれる制度があるため、その送り先を特定する必要があるからです。
もし電話の時点で日程が決まっていないなら、「決まり次第、改めてメールでお知らせします」と伝えて一旦電話を切っても大丈夫です。葬儀の場所が自宅なのか斎場なのか、具体的な住所がわかればなお良いですね。
- 通夜と告別式の日程を伝える
- 斎場の名前、住所、電話番号をメモして共有する
- 会社関係の参列を希望するかどうかも、あわせて伝える
連絡がつく電話番号と緊急時の対応
休み期間中、ずっと電話に出られないと会社も困ってしまいます。基本的にはゆっくり休むべきですが、どうしても外せない案件がある場合に備えて、連絡がつく電話番号を共有しておきましょう。
「お葬式の最中は出られませんが、夜の○時以降ならメールを確認できます」など、対応可能な時間を伝えておくと安心です。「何かあればこちらの番号へ」と伝えておくだけで、職場の人もあなたに連絡しやすくなり、不安が解消されます。
- 自分の携帯電話の番号を改めて伝える
- メールやチャットをチェックできる頻度を教える
- どうしても出られない時間帯をハッキリ言っておく
忌引き休暇の手続きと休める日数の目安
忌引き休暇は、実は法律で決まっている休みではなく、それぞれの会社が独自に決めているルールです。一般的な相場を知っておくことで、どれくらいお休みをお願いすればいいかの判断材料になります。
配偶者や親なら5日から10日間
配偶者や自分の親、あるいは子供が亡くなった場合、多くの企業では5日間から10日間程度の休暇を設定しています。これは葬儀の手続きだけでなく、役所への届け出や法要の準備、そして何より深い悲しみから立ち直るための時間として考慮されているからです。
もし遠方で葬儀を行う場合は、移動にかかる時間も考慮してもらえるか上司に相談してみましょう。最も近い家族との別れは手続きも膨大になるため、遠慮せずに規定の日数をしっかり休むことが大切です。
| 亡くなった方との続柄 | 休暇日数の目安 |
| 配偶者 | 10日間 |
| 親（実父母） | 7日間 |
| 子 | 5日間 |
| 配偶者の親 | 3日間 |
兄弟や祖父母は1日から3日間
兄弟姉妹や祖父母の場合、休暇日数は1日から3日間程度に設定されていることが一般的です。親に比べると少し短いと感じるかもしれませんが、葬儀当日とその前後をカバーするための期間として定められています。
最近では「家族葬なので1日だけで大丈夫です」というケースも増えていますが、精神的なショックが大きい場合は、有給休暇を組み合わせて休むことも可能です。会社の規定以上に休みたい時は、無理をせず正直に上司へ相談してみてください。
- 兄弟姉妹は3日間程度が平均的
- 祖父母は1日から3日間程度
- 遠方の場合は「往復の日数」をプラスできるか確認する
自分の会社の就業規則を確認するコツ
休暇の日数は会社ごとにバラバラなので、一番確実なのは会社の「就業規則」を見ることです。多くの会社では、社内の共有サーバーや、入社時にもらったハンドブックに記載されています。
もし手元に資料がない場合は、総務や人事に直接聞いても全く失礼ではありません。「忌引き休暇の規定について、何日お休みがいただけるか教えていただけますか？」とストレートに聞くのが一番の近道です。
- 会社の就業規則をオンラインや冊子で確認する
- わからない時は、電話で総務担当者に問い合わせる
- 休暇が「有給」なのか「無給」なのかもチェックしておく
そのまま使えるメールの例文
電話で伝えた内容を、改めて文字として残しておくのがメールの役割です。忙しい合間に作成するのは大変ですので、以下のテンプレートをコピーして、状況に合わせて書き換えて使ってください。
上司へ取り急ぎ報告するための文面
上司へのメールは、まず結論から簡潔に書くのがポイントです。電話で話した内容の再確認として送りましょう。
件名：【勤怠連絡】忌引き休暇取得のお願い（氏名）
○○部長
お疲れ様です、△△です。
先ほどお電話でお伝えした通り、実父が逝去いたしましたため、下記の通り忌引き休暇をいただきたく存じます。
急なお休みでご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。
記
1.休暇期間：2026年○月○日（金）〜○月○日（木）まで
2.葬儀日程：通夜 ○月○日 18時〜、告別式 ○月○日 10時〜
3.緊急連絡先：090-xxxx-xxxx（本人携帯）
以上、よろしくお願いいたします。
- 件名に名前と用件を入れて、一目でわかるようにする
- 休暇の期間を具体的に明記する
- 「ご迷惑をおかけします」と一言添えるのが、日本的な気遣いです。
チームのメンバーに向けた業務共有メール
チームの仲間には、あなたが休んでいる間に誰がどの仕事を引き継ぐかを伝えておく必要があります。これにより、現場の混乱を防ぐことができます。
件名：【共有】忌引きによる不在と業務の引き継ぎについて（氏名）
チームの皆様
お疲れ様です、△△です。
私事で恐縮ですが、身内に不幸があり、本日より○月○日まで休暇をいただくことになりました。
休止期間中の業務につきましては、以下の通りお願いしております。
・A社の案件：□□さんに資料の送付をお願い済み
・定例会議：欠席させていただきます
急な不在となり心苦しいですが、何卒よろしくお願いいたします。
- 自分の業務を誰に任せたかを書く
- 休む期間を改めて強調する
- 感謝の気持ちを伝えることで、休み明けに戻りやすくなります。
取引先に担当者不在を伝える際の中身
取引先へは、プライベートな理由を深く書きすぎる必要はありません。「急な用事により不在にする」という伝え方でも十分ですが、信頼関係がある相手なら「忌引き」と伝えても失礼ではありません。
件名：【お知らせ】弊社△△不在に伴うご連絡窓口について
○○株式会社
□□様
いつも大変お世話になっております。株式会社××の△△です。
誠に勝手ながら、急な身上の変化により、○月○日まで不在にすることとなりました。
その間のご連絡は、下記担当までいただけますと幸いです。
後任窓口：弊社 課長 ○○（email@example.com）
ご不便をおかけして申し訳ございませんが、よろしくお願い申し上げます。
- 「身上の変化」という言葉を使うと、角が立ちません
- 代わりの連絡先を必ず明記する
- 相手の仕事が止まらないような配慮を優先しましょう。
チャットツールで送る時のマナー
最近ではSlackやTeams、LINE WORKSなどのチャットツールで連絡を済ませる職場も増えています。電話やメールよりも気軽な分、失礼にならないような言葉選びが大切です。
冒頭に重要な用件であることを明記する
チャットは多くのメッセージが流れていくため、パッと見て「重要な連絡だ」と気づいてもらう工夫が必要です。文頭に【重要】【勤怠連絡】といった見出しをつけるのが効果的です。
特に忙しい時間帯は、冒頭だけを見てスルーされることもあります。「忌引き休暇をいただきます」という核心を一番最初に書くことで、上司もすぐに状況を理解してくれます。
- 【緊急】や【欠勤連絡】などのタグを文頭につける
- メンション（@上司の名前）を使って、通知が行くようにする
- 文章をダラダラ書かず、要点だけを並べる
簡潔に状況を伝えてスタンプの使用を控える
葬儀に関わるデリケートな連絡ですので、いつも使っているようなカジュアルなスタンプや絵文字は封印しましょう。真剣な状況であることを伝えるためには、丁寧な言葉遣い（敬語）を意識してください。
「お疲れ様です！お休みいただきます🙏」といった軽いノリは、避けるのが無難です。チャットであっても、中身はメールと同じくらい丁寧な言葉で構成するのが大人の振る舞いです。
- 絵文字やスタンプは一切使わない
- です・ます調を徹底する
- 冗談や余計な一言は入れない
既読確認をお願いする一言を添える
チャットの場合、「相手が本当に読んでくれたのか」が不安になることがあります。特に緊急時は、上司からの返信を待っている時間がもどかしく感じるものです。
そんな時は、文末に「お忙しいところ恐縮ですが、確認されましたら一言いただけますと幸いです」と添えてみてください。この一言があるだけで、上司も「了解です」と返信しやすくなり、お互いの確認ミスを防げます。
- 「ご確認いただけましたら返信をお願いします」と添える
- 既読がつかない場合は、時間を置いて電話を入れる
- 返信が来たら、短く「ありがとうございます」とだけ返す
会社に提出が必要な書類
忌引き休暇をもらった後は、多くの場合「本当に不幸があったのか」を確認するための書類が必要になります。後で慌てないように、葬儀の最中に1枚もらっておくとスムーズです。
会葬礼状や死亡診断書のコピーを準備
最も一般的な提出書類は、葬儀の参列者に配られる「会葬礼状（あいそうれいじょう）」です。これには故人の名前や葬儀の日付が記されているため、証明書として十分な効力を持ちます。
もし会葬礼状がない場合は、役所に提出する「死亡診断書のコピー」や、火葬の際に必要な「火葬許可証」でも代用できることがあります。会社によって必要な書類が異なるので、休みに入る前に一度確認しておきましょう。
- 会葬礼状は、多めにもらっておくと安心
- 死亡診断書は、コピーをとって保管しておく
- 原本ではなくコピーの提出で済むことが多い
香典や慶弔見舞金の申請に必要なもの
会社から「慶弔見舞金（けいちょうみまいきん）」が出る場合は、専用の申請書が必要になることがあります。これは会社の福利厚生の一環で、香典として数千円から数万円が支給される制度です。
申請には、亡くなった方の名前と続柄を証明する書類が必要になることがほとんどです。「お金の話はしづらい」と思うかもしれませんが、これは社員に認められた正当な権利ですので、遠慮なく手続きしましょう。
- 社内規定の「慶弔見舞金」のページをチェックする
- 必要書類を総務に確認し、期限内に提出する
- 振込先口座の情報を準備しておく
葬儀をしない場合に証明代わりになるもの
最近では通夜や告別式を行わず、直接火葬場へ向かう「直葬（ちょくそう）」を選ぶ方も増えています。この場合、会葬礼状が発行されないため、別の証明書が必要になります。
その際は、火葬場の使用許可証や、葬儀社からもらう領収書のコピーなどが証明になります。「式を挙げないので証明ができない」と悩む必要はなく、何かしらの事実がわかる紙があれば大丈夫です。
- 火葬許可証のコピーを用意する
- 葬儀社からの見積書や領収書を保管しておく
- 事前に「式は行いません」と総務に伝えておく
休みをいただく同僚や取引先へのフォロー
あなたが休んでいる間、あなたの仕事は誰かが肩代わりしてくれています。その負担を少しでも減らす工夫をしておくと、休み明けに気まずい思いをせずに済みます。
進行中の仕事を誰に頼むか明確にする
「あのお客さんの件、どうなったっけ？」と職場の人が困らないよう、引き継ぎは明確に行いましょう。全ての仕事を完璧に終わらせる必要はありませんが、「どこまで終わっていて、次に何をすべきか」だけは伝えておくべきです。
もし自分以外に誰も分からない仕事があるなら、その資料の保存場所（URLやフォルダ名）を教えておくだけでも助けになります。「丸投げ」ではなく「お願い」する姿勢を見せることが、良好な人間関係を維持する秘訣です。
- 進行中のプロジェクトの「進捗状況」を共有する
- 締め切りが近い案件を優先的に引き継ぐ
- 資料の場所やパスワードを関係者に伝える
代理の連絡先を自動返信メールに設定
休み期間中、あなた宛てに大量のメールが届くはずです。それを放置してしまうと、送り主は「無視されている？」と不安になってしまいます。
そんな時は、メールの「自動応答機能」を使いましょう。「忌引きのため○月○日まで不在にしております。お急ぎの方は○○までご連絡ください」という設定にしておけば、相手も納得してくれます。この設定をしておくだけで、休み中に仕事の電話が鳴る回数を劇的に減らすことができます。
- メールソフトの「自動応答」をオンにする
- 休暇の期間と、復帰する日を明記する
- 急ぎの場合の「代わりの担当者」の連絡先を載せる
重要な締め切りや会議の調整を依頼する
もし休暇中に重要なプレゼンや契約の締結がある場合は、早めに上司と相談して日程をずらしてもらうか、代役を立ててもらいましょう。不幸は避けられないことですので、正直に話せば周囲も必ず協力してくれます。
「自分がいないとプロジェクトが止まる」と責任を感じる必要はありません。今は家族を優先する時だと割り切り、周囲に甘えることも仕事の一部だと考えましょう。
- 予定されていた会議を「欠席」または「延期」する
- 締め切りを伸ばしてもらえるか早めに相談する
- 協力してくれた人への感謝を忘れない
休み明けの挨拶と感謝の伝え方
葬儀を終えて職場に戻る初日は、少し緊張するかもしれません。ですが、温かく迎えてくれる同僚たちに一言お礼を伝えるだけで、自然と元のリズムに戻ることができます。
最初の出社で上司に伝えるべき言葉
出社したら、まずは真っ先に上司の席へ行き、お礼を伝えましょう。「急なお休みをいただき、ありがとうございました。おかげさまで無事に葬儀を終えることができました」という言葉が適切です。
長々と話す必要はありません。「今日からまたしっかり働きます」という意気込みが伝われば、上司も安心します。
- 「急な不在でご迷惑をおかけしました」と謝罪を込める
- 「おかげさまで滞りなく終えられました」と報告する
- 感謝の言葉をストレートに伝える
チームの席を回って菓子折りを配るべき？
必ずしも菓子折りが必要なわけではありませんが、あなたがいない間に仕事をフォローしてくれたチームのメンバーには、ちょっとしたお菓子を渡すと感謝が伝わりやすいです。
個包装のクッキーやフィナンシェなど、仕事の合間に食べられるものが喜ばれます。「休み中はお世話になりました」と声をかけながら配ることで、職場の空気が和らぎ、復帰しやすくなります。
- 1,000円〜3,000円程度の、個包装のお菓子を選ぶ
- 一人ひとりに声をかけながら配る
- 無理に高いものを買う必要はない
溜まったメールやチャットを処理する順序
デスクに座ると、大量のメールやチャットの通知に圧倒されるかもしれません。まずは「緊急」のものや「上司からの指示」があるものから優先的にチェックしましょう。
すぐに返信できない場合は、「確認しました。本日中に改めてご連絡します」と一次返信だけしておくのがコツです。一気に全て片付けようとせず、優先順位をつけて1つずつ取り組んでいきましょう。
- 自分宛てのメンションや「至急」メールを最優先する
- 休み中に起きた変更点や決定事項を上司に聞く
- 優先度の低いメールは後回しにして、まずは現状把握に努める
まとめ：落ち着いて一歩ずつ進めましょう
身内に不幸があった時は、誰しもが動揺するものです。仕事のことが心配になるかもしれませんが、まずは故人を送る時間を大切にしてください。
- 連絡はまず電話： 直属の上司へ、できるだけ早く自分の声で伝える。
- 伝える内容は5つ： 続柄、休暇期間、葬儀の日程・場所、緊急連絡先。
- 日数の目安を知る： 親や配偶者なら5〜10日、兄弟や祖父母なら1〜3日が相場。
- メールを記録に残す： 例文を参考に、休む期間と引き継ぎ内容を共有する。
- 証明書を1枚もらう： 会葬礼状など、後で会社に提出する書類を忘れずに。
- 感謝を伝えて復帰： 休み明けは「ありがとう」の言葉を大切にする。
手続きや連絡で分からないことがあれば、一人で抱え込まずに会社の総務や信頼できる同僚に相談してみてください。きっと周りの人たちも、あなたの力になりたいと思っているはずですよ。